【保密知识】浅谈企业涉密档案的日常保密工作

企业保密档案是企业的核心秘密，记录了企业经营活动和决策的全过程，是企业的无形资产，与企业未来的兴衰有关。因此，在做好企业档案管理的同时，也要注意保密工作。今天，我们对企业保密档案的保密工作提出了一些措施。

一、档案仓库管理是保密档案保管的重要前提

首先，要加强仓库的硬件设施管理，仓库管理是保密档案保管的重要前提。一般来说，档案仓库应按照国家有关规定单独建设。档案仓库的仓库门必须是专用防盗保险门，窗户必须加固。仓库内外应安装防盗监控器，以防止 。仓库和办公室应尽可能分开，仓库和阅览室应该分开。仓库内消防设施应完整，专业人员应定期检查，配备除湿机等设备，防止档案潮湿；档案仓库钥匙应*专人负责管理，制定严格的仓库管理制度，禁止无关人员进入，从档案仓库内外硬件存储条件确保企业秘密档案的安全。

二是严格执行密级文件归档程序

机关部门应当定期整理、清理、移交档案档案，机关人员和档案管理人员应当清点核对，并办理签字手续；档案管理人员必须按照档案管理要求和保密规定进行分类、归档。

三、加强涉密档案借阅管理

借阅文件必须按照审批借阅范围办理借阅登记手续，包括查阅人员和查阅的基本内容。借阅机密文件经审批流程后，应在档案室*位置完成，由工作人员在场监督。返回时，应清点数量和类别，并仔细检查。如发现泄漏和丢失，应立即采取措施进行补救。机密文件应与普通文件分开，机密文件应存储在机密柜中，以确保文件的安全性和保密性。需要销毁的文件由单位的机密机构统一处理，销毁普通文件和涉密文件必须办理清点、登记、审批手续，并建立销毁清单备查。此外，为防止文件丢失和泄露，还应建立完整的应急预防系统。

四、明确管理人员的职责，提高管理人员的素质

企业保密档案管理人员具有特殊的地位和身份，具有知密早、知密多、知密深的特点。因此，他们对保守的企业秘密负有比普通员工更重要的责任。企业档案管理人员的保密质量是企业档案保密工作好坏的关键。保密档案管理人员必须有较强的责任感、奉献精神和高度的保密意识，不仅要有严格的工作作风，处理事件，程序清晰，而且要防止头脑中秘密的泄露。

五、及时调整档案密级

随着时间的推移和相关文件的贯彻执行，档案的密级也要随之发生变化，即解密、升密和降密。大多数文件是降密和解密的情况，有些档案是有保密时限的，超过了一定时限就进行解密，所以对档案的保密时限也要详细记录。而有些档案是因为原指导文件的变化导致其保密性的变化。我国档案的保存都遵循《保密法》，企业档案也不例外。随着档案保密制度日益健全，我们要建立划定密匙制度、调密通知单制度和涉密档案接收标准制度。

企业涉密档案保管工作的具体任务，就是“十二字原则”：不损坏、不丢失、不散乱、不泄密。不损坏，就是使档案保管得完好无损，不致因温度、湿度、虫蛀等等各种不利因素而使档案损坏，对已经破损的档案，要及时抢救。不丢失，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅要保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散乱，是要求档案保管工作有序，档案架整洁规范，有规则可循，有目的可查。不泄露，是要求档案管理人员始终保持警惕，有保密意识，守口如瓶，保存的档案信息不外传。因此，保密档案的任务既光荣又艰巨。

不仅是企业的日常基础工作，也是保证企业经济活动可持续发展的重要组成部分。